Versie 1.0, juni 2026
ImProve Group VOF, gevestigd te Apeldoorn en ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 42100654.
Artikel 1. Definities
1.1 In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder ImProve: ImProve Group VOF, gevestigd te Apeldoorn, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 42100654, rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar vennoten.
1.2 Onder opdrachtgever wordt verstaan iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die met ImProve een overeenkomst sluit of daartoe een aanvraag doet.
1.3 Onder deelnemer wordt verstaan iedere persoon die namens, via of op verzoek van opdrachtgever deelneemt aan een training, programma, coaching, workshop, sessie, interventie of andere activiteit van ImProve.
1.4 Onder overeenkomst wordt verstaan iedere afspraak tussen ImProve en opdrachtgever over de levering van diensten, programma’s, trainingen, coaching, advies, begeleiding, materialen of toegang tot digitale content.
1.5 Onder materialen wordt verstaan alle door ImProve ontwikkelde of gebruikte documenten, modellen, formats, werkboeken, presentaties, opdrachten, checklists, draaiboeken, methodieken, teksten, visuele modellen, digitale content, tools, programma’s en andere uitingen, waaronder maar niet beperkt tot het StuurRitme en daaraan verwante onderdelen.
Artikel 2. Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, voorstellen, opdrachtbevestigingen, overeenkomsten, werkzaamheden, leveringen en rechtsverhoudingen tussen ImProve Group VOF en opdrachtgever.
2.2 Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn alleen geldig als deze schriftelijk en uitdrukkelijk door ImProve zijn bevestigd.
2.3 De toepasselijkheid van algemene voorwaarden, inkoopvoorwaarden of andere voorwaarden van opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij ImProve deze schriftelijk en uitdrukkelijk heeft aanvaard.
2.4 Als één of meer bepalingen uit deze algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen zullen dan in overleg treden om een vervangende bepaling overeen te komen die zoveel mogelijk aansluit bij het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling.
Artikel 3. Offertes en totstandkoming van de overeenkomst
3.1 Alle offertes en voorstellen van ImProve zijn vrijblijvend, tenzij in de offerte uitdrukkelijk anders is vermeld.
3.2 Een offerte is geldig gedurende 30 dagen na dagtekening, tenzij in de offerte een andere geldigheidsduur is opgenomen.
3.3 Een overeenkomst komt tot stand zodra opdrachtgever de offerte of het voorstel schriftelijk of elektronisch accepteert, zodra ImProve de opdracht schriftelijk bevestigt, of zodra ImProve met instemming van opdrachtgever start met de uitvoering van de werkzaamheden.
3.4 Wijzigingen of aanvullingen op de overeenkomst zijn alleen geldig als deze schriftelijk of elektronisch door beide partijen zijn bevestigd.
Artikel 4. Uitvoering van de opdracht
4.1 ImProve voert de overeenkomst uit naar beste inzicht, deskundigheid en vermogen. De dienstverlening van ImProve kwalificeert als een inspanningsverplichting en niet als een resultaatsverplichting.
4.2 ImProve kan niet garanderen dat een training, traject, advies, coaching, interventie of programma leidt tot een specifiek resultaat, bepaald gedrag, concrete prestatieverbetering, hogere medewerkerstevredenheid, betere samenwerking, lager verzuim, hogere productiviteit of ander organisatie-effect. Het resultaat is mede afhankelijk van de inzet, keuzes, context, opvolging en medewerking van opdrachtgever, deelnemers en de organisatie.
4.3 ImProve bepaalt, binnen de kaders van de overeenkomst, de wijze waarop de opdracht wordt uitgevoerd. Daarbij houdt ImProve zoveel mogelijk rekening met redelijke wensen van opdrachtgever.
4.4 ImProve mag de uitvoering van de opdracht faseren en mag onderdelen afzonderlijk factureren, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Artikel 5. Verantwoordelijkheden van opdrachtgever
5.1 Opdrachtgever zorgt ervoor dat alle informatie die nodig is voor een goede uitvoering van de overeenkomst tijdig, volledig en juist aan ImProve wordt verstrekt.
5.2 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de selectie, uitnodiging en aanwezigheid van deelnemers, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
5.3 Opdrachtgever zorgt voor voldoende draagvlak, interne communicatie, praktische organisatie en beschikbaarheid van deelnemers, leidinggevenden of andere betrokkenen die nodig zijn voor het slagen van het traject.
5.4 Als de uitvoering van de opdracht wordt vertraagd doordat opdrachtgever onvoldoende of onjuiste informatie verstrekt, deelnemers niet beschikbaar zijn, besluitvorming uitblijft of randvoorwaarden niet op orde zijn, heeft ImProve recht op vergoeding van extra tijd, kosten en eventuele schade.
Artikel 6. Deelnemers en leerklimaat
6.1 Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor hun actieve deelname, reflectie, voorbereiding, opvolging en toepassing van inzichten in de praktijk.
6.2 ImProve mag een deelnemer aanspreken op gedrag dat het leerklimaat, de veiligheid of voortgang van een programma belemmert.
6.3 Als een deelnemer structureel verstorend gedrag vertoont, vertrouwelijkheid schendt, andere deelnemers belemmert of de veiligheid van de groep aantast, mag ImProve deelname aan het programma geheel of gedeeltelijk weigeren of beëindigen. Dit geeft opdrachtgever geen recht op restitutie of vermindering van de overeengekomen vergoeding.
Artikel 7. Planning, verplaatsing en wijzigingen
7.1 Data, tijden, locaties, programmaonderdelen en werkvormen worden in overleg vastgesteld.
7.2 ImProve mag een programma, training, sessie of bijeenkomst verplaatsen als daarvoor een redelijke grond bestaat, bijvoorbeeld ziekte, overmacht, onvoldoende deelnemers, omstandigheden op locatie of andere omstandigheden die een zorgvuldige uitvoering verhinderen. ImProve behoudt zich ook het recht voor om de locatie van een programma, training, sessie of bijeenkomst te wijzigen indien dit naar haar oordeel noodzakelijk of wenselijk is voor een goede uitvoering. Hierbij kan ImProve deelnemers, groepen of locaties samenvoegen.
7.3 Als ImProve een bijeenkomst naar een andere datum verplaatst, zal ImProve in overleg met opdrachtgever een nieuwe datum vaststellen. Als uitsluitend de locatie wordt gewijzigd, zal ImProve opdrachtgever hierover tijdig informeren. Een verplaatsing of wijziging van locatie door ImProve geeft opdrachtgever geen recht op schadevergoeding, annulering of restitutie, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van ImProve.
7.4 Opdrachtgever kan een verzoek doen tot wijziging of verplaatsing van afgesproken werkzaamheden. ImProve is niet verplicht met dit verzoek in te stemmen. Als ImProve instemt en dit leidt tot extra tijd, kosten of organisatorische gevolgen, worden deze aanvullend in rekening gebracht.
Artikel 8. Annulering van (incompany) trainingen, programma’s en groepssessies
8.1 Bij annulering door opdrachtgever van een (incompany) training, tweedaags programma, workshop, teamtraject, leiderschapsprogramma of groepssessie gelden de volgende annuleringskosten, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
8.2 Bij annulering tot 8 weken voor de geplande startdatum is opdrachtgever 25 procent van de overeengekomen vergoeding verschuldigd.
8.3 Bij annulering tussen 8 en 4 weken voor de geplande startdatum is opdrachtgever 50 procent van de overeengekomen vergoeding verschuldigd.
8.4 Bij annulering tussen 4 en 2 weken voor de geplande startdatum is opdrachtgever 75 procent van de overeengekomen vergoeding verschuldigd.
8.5 Bij annulering binnen 2 weken voor de geplande startdatum is opdrachtgever 100 procent van de overeengekomen vergoeding verschuldigd.
8.6 Niet-annuleerbare kosten van derden, zoals locatiekosten, catering, verblijfskosten, reiskosten, materialen, licenties, externe trainers of andere ingekochte voorzieningen, worden altijd volledig aan opdrachtgever doorbelast.
8.7 In plaats van annulering kunnen partijen in overleg kiezen voor verplaatsing. ImProve is niet verplicht met verplaatsing in te stemmen. Bij verplaatsing kunnen redelijke kosten voor herplanning, voorbereiding, locatie, beschikbaarheid en reeds gereserveerde capaciteit in rekening worden gebracht.
Artikel 9. Annulering van individuele coaching, adviesgesprekken en begeleidingssessies
9.1 Een individuele coachingsessie, adviesafspraak, begeleidingsgesprek, intake, evaluatie of online sessie kan tot 48 uur voor aanvang kosteloos worden verplaatst of geannuleerd.
9.2 Bij annulering of verplaatsing binnen 48 uur voor aanvang is opdrachtgever 100 procent van het overeengekomen tarief verschuldigd.
9.3 Bij no-show is opdrachtgever eveneens 100 procent van het overeengekomen tarief verschuldigd.
Artikel 10. Tussentijdse beëindiging van trajecten
10.1 Als opdrachtgever een lopend traject, programma of opdracht tussentijds beëindigt, blijft opdrachtgever gehouden tot betaling van alle werkzaamheden die tot het moment van beëindiging zijn verricht, alle reeds geplande of gereserveerde werkzaamheden waarvoor ImProve redelijkerwijs geen vervangende opdracht kan aannemen, en alle niet-annuleerbare kosten van derden.
10.2 Bij trajecten waarvoor een vaste prijs is overeengekomen, geeft tussentijdse beëindiging geen automatisch recht op restitutie. ImProve beoordeelt op redelijke wijze welk deel van de opdracht reeds is voorbereid, uitgevoerd of gereserveerd.
10.3 ImProve mag de overeenkomst tussentijds beëindigen als opdrachtgever wezenlijk tekortschiet in de nakoming van verplichtingen, facturen onbetaald laat, onvoldoende medewerking verleent, de veiligheid of integriteit van het traject aantast, of als voortzetting redelijkerwijs niet van ImProve kan worden verlangd.
Artikel 11. Tarieven, kosten en meerwerk
11.1 Alle tarieven zijn exclusief btw en exclusief reis-, verblijf-, locatie-, catering-, materiaal-, licentie- en andere externe kosten, tenzij schriftelijk anders is vermeld.
11.2 Werkzaamheden die buiten de overeengekomen opdracht vallen, worden beschouwd als meerwerk. Meerwerk wordt berekend op basis van het overeengekomen uurtarief, dagdeeltarief of dagtarief, tenzij schriftelijk anders wordt afgesproken.
11.3 Onder meerwerk valt onder meer extra voorbereiding, aanvullende gesprekken, extra afstemming, aanvullende rapportages, extra sessies, maatwerkontwikkeling, aanpassing van materialen, extra reistijd, stakeholdergesprekken, evaluaties, extra online begeleiding en werkzaamheden die ontstaan door gewijzigde wensen of omstandigheden bij opdrachtgever.
Artikel 12. Facturatie en betaling
12.1 ImProve factureert volgens de afspraken in de offerte of opdrachtbevestiging. Als geen specifieke afspraken zijn gemaakt, mag ImProve vooraf, tussentijds of na afloop factureren.
12.2 Facturen moeten binnen 14 dagen na factuurdatum worden betaald, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
12.3 Als opdrachtgever niet tijdig betaalt, is opdrachtgever zonder nadere ingebrekestelling in verzuim. ImProve mag de uitvoering van de opdracht opschorten totdat volledige betaling heeft plaatsgevonden.
12.4 Bij niet-tijdige betaling is opdrachtgever wettelijke handelsrente verschuldigd, evenals redelijke buitengerechtelijke incassokosten.
12.5 Bezwaren tegen een factuur moeten binnen 14 dagen na factuurdatum schriftelijk en gemotiveerd aan ImProve worden gemeld. Een bezwaar schort de betalingsverplichting niet op.
Artikel 13. Intellectueel eigendom
13.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op door ImProve ontwikkelde of gebruikte materialen, methodieken, modellen, formats, werkboeken, presentaties, teksten, opdrachten, tools, draaiboeken, programma’s, leeromgevingen, visuele modellen, digitale content en overige uitingen blijven volledig eigendom van ImProve, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
13.2 Opdrachtgever en deelnemers krijgen uitsluitend een persoonlijk, beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor intern gebruik binnen de context van de overeengekomen opdracht.
13.3 Het is opdrachtgever en deelnemers niet toegestaan om materialen van ImProve te kopiëren, verspreiden, publiceren, verkopen, doorontwikkelen, verveelvoudigen, opnemen in eigen programma’s, gebruiken voor interne train-de-trainer doeleinden, delen met derden of commercieel exploiteren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ImProve.
13.4 Dit geldt in het bijzonder voor het StuurRitme, trainingsformats, leiderschapsmodellen, werkvormen, checklists, draaiboeken, programmaopbouw, teksten, opdrachten en digitale content.
13.5 Bij overtreding van artikel 13.3 of 13.4 is opdrachtgever aan ImProve een direct opeisbare boete verschuldigd van € 10.000,- per overtreding en € 1.000,- per dag dat de overtreding voortduurt, onverminderd het recht van ImProve om volledige schadevergoeding te vorderen.
Artikel 14. Digitale omgeving, platform en online content
14.1 Als ImProve toegang geeft tot een digitale omgeving, online programma, platform, tool, community of digitale content, geldt deze toegang uitsluitend voor de afgesproken deelnemer of gebruikersgroep en voor de overeengekomen duur.
14.2 Toegang is persoonlijk en mag niet worden gedeeld met anderen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
14.3 ImProve mag de digitale omgeving, content of functionaliteiten wijzigen, verbeteren, tijdelijk onderbreken of beëindigen als dat nodig is voor onderhoud, veiligheid, doorontwikkeling of bedrijfsvoering.
14.4 Opdrachtgever en deelnemers mogen geen content uit de digitale omgeving downloaden, kopiëren, screenrecorden, verspreiden, namaken, hergebruiken of commercieel toepassen buiten het doel van de overeenkomst.
Artikel 15. Vertrouwelijkheid
15.1 Partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar ontvangen.
15.2 Onder vertrouwelijke informatie valt in ieder geval informatie over bedrijfsvoering, strategie, medewerkers, teams, leiderschap, organisatieontwikkeling, persoonlijke casuïstiek, coaching, assessments, interne documenten, methodieken, tarieven, programma’s en alle informatie waarvan redelijkerwijs duidelijk is dat deze vertrouwelijk is.
15.3 ImProve zal vertrouwelijke informatie van opdrachtgever en deelnemers zorgvuldig behandelen en niet delen met derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de opdracht, wettelijk verplicht is of opdrachtgever daarvoor toestemming heeft gegeven.
15.4 Opdrachtgever zorgt ervoor dat deelnemers vertrouwelijk omgaan met informatie die tijdens trainingen, coaching, teaminterventies of groepssessies wordt gedeeld.
Artikel 16. Privacy en persoonsgegevens
16.1 ImProve verwerkt persoonsgegevens alleen voor zover dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst, administratie, communicatie, facturatie, evaluatie en verbetering van dienstverlening.
16.2 ImProve neemt passende maatregelen om persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken en te beveiligen.
16.3 Als ImProve in opdracht van opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt op een wijze die kwalificeert als verwerkersrelatie in de zin van de AVG, zullen partijen zo nodig een verwerkersovereenkomst sluiten.
16.4 Opdrachtgever staat ervoor in dat persoonsgegevens die aan ImProve worden verstrekt rechtmatig mogen worden gedeeld.
Artikel 17. Rapportages, observaties en adviezen
17.1 Rapportages, observaties, reflecties, evaluaties en adviezen van ImProve zijn gebaseerd op de informatie, waarnemingen, gesprekken en context die op dat moment beschikbaar zijn.
17.2 ImProve is niet verantwoordelijk voor beslissingen die opdrachtgever neemt op basis van rapportages, adviezen, interventies of aanbevelingen.
17.3 Opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor arbeidsrechtelijke, organisatorische, financiële, strategische, HR-gerelateerde en andere besluiten die naar aanleiding van de dienstverlening worden genomen.
Artikel 18. Aansprakelijkheid
18.1 ImProve is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van ImProve in de uitvoering van de overeenkomst.
18.2 De aansprakelijkheid van ImProve is beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht aan opdrachtgever is gefactureerd en door opdrachtgever is betaald, met een maximum van € 25.000,-.
18.3 Als de beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering van ImProve in een concreet geval dekking biedt en tot uitkering overgaat, is de aansprakelijkheid van ImProve beperkt tot het bedrag dat door de verzekeraar wordt uitgekeerd, vermeerderd met het toepasselijke eigen risico.
18.4 Iedere aansprakelijkheid van de vennoten van ImProve, medewerkers, hulppersonen, ingehuurde professionals en samenwerkingspartners is, voor zover wettelijk toegestaan, op dezelfde wijze beperkt als de aansprakelijkheid van ImProve zelf.
18.5 ImProve is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, winstderving, omzetverlies, gemiste besparingen, reputatieschade, claims van derden, vertragingsschade, bedrijfsschade, arbeidsrechtelijke gevolgen, interne onrust, uitval van medewerkers of schade als gevolg van beslissingen van opdrachtgever.
18.6 De beperkingen van aansprakelijkheid in artikel 18.1 tot en met 18.5 gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van ImProve.
Artikel 19. Overmacht
19.1 ImProve is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting als zij daartoe wordt verhinderd door overmacht.
19.2 Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid buiten de redelijke invloedssfeer van ImProve, waaronder ziekte, ongevallen, overheidsmaatregelen, stakingen, storingen in digitale systemen, internetstoringen, pandemieën, vervoersproblemen, brand, extreme weersomstandigheden, uitval van leveranciers, locatieproblemen of andere omstandigheden waardoor uitvoering redelijkerwijs niet mogelijk is.
19.3 In geval van overmacht zal ImProve opdrachtgever zo spoedig mogelijk informeren en zullen partijen in overleg zoeken naar een redelijke oplossing, zoals verplaatsing van de werkzaamheden.
Artikel 20. Klachten
20.1 Klachten over de uitvoering van de overeenkomst moeten binnen 14 dagen na ontdekking, of binnen 14 dagen nadat opdrachtgever de klacht redelijkerwijs had kunnen ontdekken, schriftelijk en gemotiveerd aan ImProve worden gemeld.
20.2 Een klacht schort de betalingsverplichting van opdrachtgever niet op.
20.3 ImProve zal een klacht zorgvuldig beoordelen en zich inspannen om binnen redelijke termijn inhoudelijk te reageren.
20.4 Als een klacht niet tijdig wordt gemeld, vervalt het recht van opdrachtgever om daaraan gevolgen te verbinden, tenzij opdrachtgever aantoont dat tijdige melding redelijkerwijs niet mogelijk was.
Artikel 21. Relatiebeding en inzet van derden
21.1 Als ImProve voor de uitvoering van een opdracht derden inschakelt, zoals trainers, coaches, adviseurs, acteurs, facilitators of specialisten, is het opdrachtgever niet toegestaan deze derden binnen 12 maanden na afloop van de opdracht rechtstreeks te benaderen of in te schakelen voor vergelijkbare werkzaamheden, tenzij ImProve daarvoor schriftelijk toestemming geeft.
21.2 Bij overtreding van artikel 21.1 is opdrachtgever aan ImProve een direct opeisbare boete verschuldigd van € 10.000,- per overtreding, onverminderd het recht van ImProve om volledige schadevergoeding te vorderen.
Artikel 22. Non-sollicitatie
22.1 Opdrachtgever zal gedurende de looptijd van de overeenkomst en gedurende 12 maanden daarna geen medewerkers, partners, ingehuurde professionals of vaste samenwerkingspartners van ImProve benaderen, werven of contracteren voor directe of indirecte werkzaamheden buiten ImProve om, tenzij ImProve daarvoor schriftelijk toestemming geeft.
Artikel 23. Communicatie en gebruik als referentie
23.1 ImProve mag de naam en het logo van opdrachtgever uitsluitend als referentie gebruiken na voorafgaande toestemming van opdrachtgever.
23.2 ImProve mag algemene, geanonimiseerde inzichten uit trajecten gebruiken voor kennisdeling, publicaties, presentaties of doorontwikkeling van methodieken, mits deze informatie niet herleidbaar is tot opdrachtgever of deelnemers.
Artikel 24. Toepasselijk recht en geschillen
24.1 Op alle overeenkomsten tussen ImProve en opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
24.2 Partijen zullen zich inspannen om geschillen eerst in onderling overleg op te lossen.
24.3 Als partijen er samen niet uitkomen, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Gelderland, locatie Zutphen, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
Toepasselijkheidstekst voor offertes
Op deze offerte en op alle werkzaamheden van ImProve Group VOF zijn de algemene voorwaarden van ImProve Group VOF van toepassing. Deze zijn als bijlage bij deze offerte gevoegd en worden door aanvaarding van deze offerte door opdrachtgever aanvaard. De toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden of inkoopvoorwaarden van opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Door akkoord te geven op deze offerte bevestigt opdrachtgever de algemene voorwaarden van ImProve Group VOF te hebben ontvangen, gelezen en aanvaard.